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株式会社エスビー商会様は、福島県を中心に自動車部品等の販売を展開する地方部品商です。電子帳簿保存法の改正や請求書等の電子送信が普及する中、ブロードリーフの電帳.DXを導入されました。導入の動機や導入後の業務の変化をどのように実感されているのか、実務担当者の方にお話を伺いました。
電子化への移行は避けられない
システム導入に踏み切った理由について
「紙から電子化へ」と世の中が変わってきて、私たちも取り組まなければならない課題として捉えていました。それから、郵便サービスも変わって、請求書の郵送がこれまでよりも時間がかかるようになったことも理由の一つかと思います。請求書を早くほしいというお客様も確実に増えてきています。電子送信にすれば、すぐに確実に送れますからね。
請求書等の電子送受信は避けて通れない世の中の流れです。電子取引した請求書等の電子データの保存に欠かせないシステムを1日も早く導入する必要があります。この電子化に対応せず、先送りすると、それだけ、業務負担が増え、郵送料金などの無駄な費用を増やすだけです。また、青色申告の承認取り消しや追徴課税等の罰則を科せられることもあります。
ブロードリーフの電帳.DXを選んだ理由は？
やっぱり、パーツマン（自動車部品流通支援ネットワークシステム PM.NS）と連携してるからですよね。今の請求書を送る流れでいえば、パーツマンの方で請求書を作成し、出力して、それを電帳.DXの方で送信しているようなイメージですよね。請求書の作成、保存、送信の流れがスムーズです。
電帳.DX導入で請求業務が２時間半時間短縮
電帳.DXの導入効果は？
導入前は、いつも夕方5時ぐらいまでかかっていましたが、導入後は午後2時半くらいには終わっているので、請求業務で2時間30分程度短縮されています。通常業務が前倒しになって、早く帰れます。郵送や紙での出力も減り、時間も短くなるということですね。みんなも操作に慣れてきて、だいぶ気持ち的にも楽になりました。
請求書送信した後に問い合わせが結構あるんですね。「請求書が届いてないですよ」とか。初めてのお客様ではなくても来るので、その時に「ポチっ」と押せば、「いついつ送りましたよ」「何時何分にダウンロードされてますよ」ってすぐに回答できるので本当に楽です。紙だと一枚一枚確認しなければならないですから。そういう確認する時間も少なくなったということですね。
それから、タイムスタンプが一括で打てるようになっているのがすごく大きいと思います。アップロードにはちょっと時間かかりますけど、一回クリックするだけなのでいいですね。
導入に際して苦労した点は？
アドレス収集が一番大変でした。お客様からどうやってアドレスを頂いて、そこからどうやってうまく進めていくか、みんなといろいろ相談しながら間違いのないようにやらなくてはいけないので。それで、お客様から手書きでメールアドレスをFAXでいただくことになりました。
申込みいただいて、そのアドレスが正しいかどうか、いったんお客様に送信して、エラーがないかどうか確認しました。エラーがある場合はお客様に直接連絡してアドレスを確認していましたね。最初は大変でしたが、それが終わってしまえば、もう次回からはメールアドレスを確認する必要がないので、すごくスムーズです。
電子対応できていないお客様の電子化への移行についてどういう対応をしていますか？
何カ月かに一回の割合で「ウェブ申込（電子送信）をやりませんか」という案内文を請求書に同封しています。案内文を出したときは結構フィードバックが何件か来たりとか、あるいは保管していてくださり、後日お申込みいただく場合もありました。そのほかに、新規取引されるお客様には毎回必ず案内文を渡すようにしています。
