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久留米市の東亜商会は、「タイムリー・適正価格・安定供給」をスローガンに、福岡県南・佐賀エリアで自動車パーツの卸業を展開。国内外メーカー問わず、自家用車からトラックまで様々な種類の「車部品・用品」を取り扱っています。
東亜商会では、仕入れ業務のなかで、請求書や納品書などの電子取引が徐々に増え、紙で保存することに限界を感じていました。そこで、電子帳簿保存法改正を機に、2022年より、ブロードリーフの電帳.DXを導入されました。
電子化の流れは止められない
電帳.DX導入のきっかけは？
一番最初に導入して使い始めたのが仕入れの方になります。仕入れ業者さんの中にも、「もう電子で」っていうところが少しずつ出てきて、この先も増えていくと考えると、ずっと紙でやっていくというのもやっぱり限界かなと感じていたんです。
電帳.DXを選んだのは、現在使っている業務システム（部品商向けのネットワークシステムPM.NS）と同じメーカーが作っているということが一番大きな理由です。それ以前に、すでにいろいろな業者さんから説明を受けたり、銀行が推薦するシステムなどをうかがっていましたが、やはり利便性を考えて導入を決めました。
電子取引の割合は増えていますか？
電帳.DXの導入時は、仕入れ先でいうと1割もなかったぐらいですかね。今は4割～5割くらいでしょうか。
電帳.DX導入後、どのような変化を実感していますか？
便利さですね。金額を見るのも画面上でパッと見れますし、一回一回、請求書を探したりとかいう手間がないので、だいぶ楽になっていると思います。とくに仕入れについては、顧客コードがちゃんと振り分けられているのがいいと思います。顧客コードはだいたい頭に入っているので、コードを入れたら請求書がすぐに出てくるので便利ですね。税理士さんから聞かれても検索すれば、すぐにでてきますのでとても楽です。
電子帳簿保存法では、電子取引の保存要件が定められています。メールやインターネット取引で受領した領収書などを保存する際、パソコンに保存すればよいというわけではありません。電子保存の際には、タイムスタンプを付して保存されたデータが改ざんされていないことを指す「真実性の確保」と、保存されたデータのうち日付・取引金額・取引先を検索・表示できる「可視性の確保」の保存要件を満たさなければなりません。
手間はかからないですか？
メールで請求書が来て、開いて、ダウンロードして、保存して、システムに入れるだけです。難しい保存要件とかを気にすることなく、もう手放しでほとんどできているので、保存に関しては問題ありません。まあ、一つの請求書を確認し保存するまで2～3分というところですかね。
販売の方はいかがですか？
現状、販売の方の電子請求書は300件くらい送っています。徐々に増えてきていますが、個人のお客さんも多く、紙で郵送しているケースもあります。電子請求書はまだ全体の半分程度です。
法律も変わって、もう電子化せざるを得ない状況なので、お客さんの方でも「電子請求書でもいいですよ」って最初は了承してもらっても、入金がなかったりすることがあります。確認すると、メールを開封していない方もいて、「やり方がよく分かってなかった」とか「見てなかった」というお客さんもいます。
習慣として請求書が紙でないと支払わないということですか？
そうですね。とくにご年配の方が経理をされている場合は、「やっぱり紙の請求書をください」というところもちらほらあります。ですから、紙の請求書はどうしてもゼロにはならないでしょうね。それでも8割～9割ぐらいまで電子化できれば、かなり業務効率化につながると思いますね。
請求書の発送処理時間が短縮され、生産性アップ！
紙から電子送信になってどのくらいコスト削減や時間短縮になりましたか？
請求書を紙で送る際の封入れ作業の回数や負担が減ったことで、作業時間が短縮できました。いままでは請求書だけでなく、明細書や納品書も同封していたので、枚数確認に時間がかかっていましたが、今は明細請求書だけになったので、チェックする必要もなくなりました。
これまで6時間かかっていた請求書の発送処理時間が延べ６時間だったのが、２時間ほどでできるようになっています。３分の２の時間短縮ですね。請求書発送日にはその処理にかかりっきりでしたが、いまは、同時進行で他のこともできるようになっています。
整備業界は、DXやペーパーレス化という点ではまだまだ遅れていると思いますが、今後、どのように電子化をすすめていきますか？
当社としても、やはり８割～９割を電子化したいのですが、自分たちだけではどうにもならない部分があります。でも、誰かが動かないと前に進みません。お客さんも一緒に成長していかないと、この業界の将来は厳しいと思います。結局、私たちもディーラーに仕事を奪われていく可能性があり、整備工場もディーラーに仕事を奪われるとなったら、生き残ることも難しくなるでしょう。電子化がわからないからできない、できないからやらないというのではなく、できるようにやろうよと自分たちが声を発して、業界を変えていかなければ時代に取り残されると思います。
