電子保存に迷ったら？税務調査の事を考えて保存しておく方が賢明です

見積書や領収書を紙での保存から電子保存に切り替えたお客様から、「探す手間が無いとやりたいことができる！」「紙を保存するスペースが要らないから事務所が広くなった！」など、高い評価をいただいておりますが、電子保存を具体的に進めると、「あれ？コレどうしたらいいのだろう？」というお声をいただきましたので、一歩踏み込んだ解説をさせていただきます。

正しく電子保存した請求書・領収書等の原本は廃棄してOK

紙で受領、もしくは発行して、スキャナ保存した見積書や領収書などが対象になります。自社で発行した書類であっても、印刷後にサインや日付の記入、押印などを行なった書類は「スキャナ保存」が必要になります。

なぜならば、保存されている証憑（見積書や納品書、領収書等）を、「経費申請しない！」という選択は出来ますが、保存されていない証憑で経費申請はできないからです。
電子帳簿保存法の保存ルールに沿った方法で電子保存し、税理士様にご判断を仰ぐ事をおすすめします。

NGとなってしまう可能性が高い具体例

①eメールに添付されて受け取った見積書をパソコンのフォルダにそのまま保存した。

電子帳簿保存法で定められた保存ルールを守っていないので、証憑として認められません。こちらの国税庁の資料（電子帳簿保存法一問一答）を参考に、「電磁記録等による保存要件の概要（規則第２条・第３条・第５条）を守って保存してください。
※電帳.DXでは細かい意識をせずに法令に則った保存が出来るように設計されていますので、併せてご検討下さい。

②紙で受け取った納品書を「どうせ月末に請求書が届くから」と保存せずに廃棄した。

月末の請求書に必要な明細項目が記載されていればOKとなる場合もありますが、合算された請求書の場合には、その中身が不明瞭な為に経費と認められなくなる可能性があります。また、監査時に取引の経緯を求められる場合もありますので、保存されることをおすすめします。紙で受け取っている証憑ですので法令に則った方法であれば、①紙のまま保存、もしくは②電子で保存のいずれでも対応できます。

原本廃棄でご注意いただきたい2つのポイント

１．印紙が貼ってある契約書

印紙が貼ってある契約書のお取り扱いにはご注意ください。なぜならば、印紙は電子帳簿保存法の対象ではないので、万一の際に印紙の再発行や、返金が受けられないなどの可能性があるためです。

２．定期点検記録簿

しばしば、「定期点検記録簿も、電帳.DXで電子保存して良いのか？」というお問合せを受けます。もちろん、保存すること自体は出来ますが、定期点検記録簿は電子帳簿保存法の対象書類ではございませんので、電子帳簿保存のルールに沿って保存しても、紙に代替することが法的に認められません。定期点検記録簿は、e文書法という別の法律で規定されています。弊社「スーパー検査員」の利用と、事業場管理規定の修正で電子保存できる場合があります。是非お問合せください。

さいごに

コンプライアンス対応に必要な作業は、そのままでは確実に手間を増やします。
電子保存※を進めていただくことで、探す手間や保管する手間といったわずかな時間を省力化し短縮することで、業務全体の生産性を高められます。
法令遵守をきっかけに、いかに電子化して業務全体の生産性を高めるか。弊社では数多くの事例がございますのでお気軽にご相談ください。

※電子帳簿保存法では「電磁的記録による保存」と記載されています。