【#1改正電子帳簿保存法編】 整備・鈑金工場様を取り巻く今覚えておいて頂きたい10のポイント～電子帳簿保存法、インボイス制度、OSS、OBD車検、エーミング～

どのように保存すればいいの？

さて、電子データで受け取った電子取引の書類や、スキャナで電子化した書類の保存方法についてお話しします。先ほどの例からお話ししますと、「国が定める要件」というのを満たしたうえで電子保存をしなければなりません。電子帳簿保存法、保存要件などで検索すると詳細をご確認いただけます。

国が定める要件とは？

今回はその詳細な保存要件には触れずに、一般論として法解釈のお話をさせていただきます。（税務に関する個別相談は税理士の資格がないと行なえない事とされておりますのでご容赦下さい。）

大まかな要件は

①「日付・金額・取引先」で検索できるようにする。
②いつでも出力できる状態にする
③改ざん防止の処置をとる

の3つです。

これらは専用のソフトウェアやサービスが絶対に必要というわけではありません。
運用で対応することもできます。

運用で対応するには？

具体的な例を挙げますと以下になります。

①「日付・金額・取引先」で検索できるようにする ➡Exelやフォルダで管理する
②いつでも出力できる状態にする ➡プリンタを備え付ける
③改ざん防止の処置をとる ➡「事務処理規定」を定めて守る

ひとつずつご説明します。

①「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

スライドをご覧ください。
Excelやスプレッドシートにこのような記録を残して検索できるようにする事が必要です。

また、フォルダもスライドのように設定し、全社員が共通したルールで管理することが求められます。現実的に考えて、手間がかかるうえにミスが起こりやすいのではないかというのが私の感想です。

②いつでも出力できる状態にする

いつでも電子保存した書類を出力できるようにプリンタの準備をしましょう。弊社の通販サイトではプリンタも取り扱っていますので、お気軽にお問合せください。

③改ざん防止の措置をとる

「改ざん防止のための措置」とは、最低でも以下のうちのいずれか一つの対応が求められています。一つは、「認定タイムスタンプの付与」です。何月何日の何時何分から書類が書き換えられたり修正されていない事を証明するタイムスタンプです。二つ目は「履歴が残るシステムでの授受・保存」です。上記二つは、ほぼ有償の専用システムやサービスを利用する前提です。
運用でカバーするには、三つめの「改ざん防止のための事務処理規定」が求められます。

「事務処理規定」とはどのようなことを記載すればいいのか。こちらのリンク先をご覧いただくと、国税庁が作成した「電子取引データの定性及び削除の防止に関する事務処理規定」のサンプルをダウンロードすることができます。

タイムスタンプとは？

税制改正大綱　令和５年改正検討案

税制改正大綱とは、与党が毎年12月に発表する翌年度以降の税制改正の方針をまとめた資料です。法改正される前に、その方針や内容がわかる資料です。

この中で「売上5,000万円以下の保存義務事業者に対して、保存要件などが緩和されると発表されました。

ただし、です。ポイント１で申し上げた「電子取引は、電子で保存が義務化」というのは原則として残っておりますのでご注意下さい。

紙保存はいつまで認められる？

今回も閲覧いただきありがとうございました！これからも皆様に役立つ情報をお届けしていきます！

>>>次回は、#2 インボイス制度についてです。

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